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L’AUTOMATISATION, QU’EST-CE QUE C’EST ?

Selon la définition du Larousse, l’automatisation est « l’exécution totale ou partielle de tâches techniques par des machines fonctionnant sans intervention humaine ».

En résumé, c’est l’art de faire travailler une machine à ta place ! Plutôt cool comme concept, non ? Imagine le temps que tu vas pouvoir gagner !

Ne t’inquiète pas, les solutions que je vais te proposer dans cet article sont accessibles à tous·tes ! Pas besoin d’être développeur·se pour les mettre en place !

QUAND AUTOMATISER TON ENTREPRISE ?

Quand tu entreprends, tu te rends vite compte qu’il y a de nombreuses tâches répétitives. Mails de bienvenue, mails de prise de rendez-vous, facturation, paiement, etc.

Exécuter ces tâches manuellement quand tu as 3 clients parait simple mais imagine avec 300, 3 000…

C’est pour cela qu’il faut penser à l’automatisation dès le début et tout au long de la vie de ton entreprise !

QUOI AUTOMATISER FACILEMENT DANS TON ENTREPRISE ?

Avec cet article, je te propose 7 axes d’automatisation. Tous ne te seront peut-être pas utiles selon ton business, mais j’ai essayé de cibler large pour qu’ils parlent au plus grand nombre d’entre nous !

AUTOMATISE TA PRISE DE RENDEZ-VOUS

Si tu es prestataire de services, coach… tu as probablement déjà connu les longs échanges de mails du type :

  • « Pourrions-nous convenir d’un rendez-vous ? »
  • « Oui, bien sûr ! Quand êtes-vous disponible ? »
  • « Demain ? »
  • « Non, demain ça ne va pas être possible pour moi. Mardi, plutôt ? »
  • « Oui, d’accord pour mardi, quelle heure ?»
  • « 10h30 ? »
  • « Non, impossible pour moi. 15h ? »
  • « Ça va être compliqué ! 15h30 ? »

Un peu long pour un seul rendez-vous, non ? Si tu as de nombreux clients, tu vas y passer ta journée !

C’est là qu’un outil magique entre en jeu : Calendly !

Tu connais le principe de la prise de rendez-vous sur Doctolib, par exemple ? Eh bien, Calendly fonctionne de la même façon. Tu vas définir tes préférences, créneaux horaires disponibles, temps des rendez-vous, etc., placer le lien vers ton Calendly directement sur ton site internet ou l’envoyer par email et ainsi proposer à tes clients des plages de rendez-vous à réserver.

Calendly - automatise ta prise de rdv, exemple Owl-web

La version gratuite ne te permet qu’un seul type de rendez-vous, ce qui devrait être suffisant pour la majorité d’entre nous. Je te laisse consulter leurs tarifs directement sur leur site si tu as besoin de plus !

Le plus de cet outil c’est que tu peux y connecter un calendrier, google par exemple. Ainsi, si tu consignes un rendez-vous médical, par exemple, dans ton calendrier personnel, la plage horaire correspondante sera automatiquement grisée dans ton calendrier Calendly !

Si tu utilises le navigateur Chrome, tu peux également installer l’extension.

Calendly - automatise ta prise de rdv - extension chrome

Elle te permet, entre autres, d’avoir une vue rapide de ton outil et de copier le lien vers la page de réservation en un seul clic.

ALTERNATIVES

Si tu as un site internet sous WordPress, tu peux opter pour une alternative via un plugin. Je te propose de regarder du côté de l’extension WP Booking System – Booking Calendar qui est, selon moi, la plus simple et pratique à utiliser.

Mais il en existe beaucoup d’autres comme Appointment Hour Booking ou encore Bookly. Ces extensions ont toutes des fonctionnalités gratuites, limitées pour la plupart, mais qui peuvent complètement te suffire.

AUTOMATISE TES PUBLICATIONS

Si tu es actif·ve sur les réseaux sociaux et/ou sur ton blog, tu sais à quel point la publication peut être chronophage. Ce que je te propose c’est de programmer tout cela. Ainsi, tu peux prendre de l’avance sur tes contenus, voire batcher ta création de contenu en la rassemblant sur une plage horaire bien définie et gagner en productivité ! Et surtout libérer ton cerveau !

RÉSEAUX SOCIAUX

Si tu publies sur Facebook et/ou Instagram, tu peux utiliser l’outil natif : Meta Business Suite. Leur interface est très intuitive et te permettra de créer, gérer et programmer tes publications sur Facebook et sur Instagram en un seul endroit. Il te propose une vue calendrier de tes programmations que je trouve très pratique. Tu auras aussi des indications concernant l’activité de tes abonnés, des conseils pour les jours et heures optimaux de posts…

Je l’utilise très souvent pour mes posts instagram et je n’en suis pas du tout déçue, au contraire ! En plus, il est gratuit !

Meta Business Suite, automatise tes publications : exemple posts programmés Owl-web
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Si tu utilises Canva pro, tu peux également t’en servir pour programmer tes posts sur les réseaux sociaux. Ou choisir de passer par des outils qui regrouperont tous tes réseaux sociaux tel que Hootsuite mais il te faudra alors compter un budget d’un minimum de 40€ par mois !

WORDPRESS

Si tu as un site sous WordPress avec une section blog, tu le sais probablement déjà, mais tu peux écrire tes articles à l’avance et les programmer grâce à un outil nativement présent sur WordPress. Sur la page de ton article, depuis ton administration WordPress, dans la fenêtre de droite, tu as accès à la planification en cliquant face à « Publier ».

Wordpress : automatise la planification de tes articles

Comme tu le vois sur l’image ci-dessus, tu peux choisir la date et l’heure de la publication de ton article. Très pratique pour prendre de l’avance sur ta création de contenu. Petit bémol, certaines publications peuvent être retardées en cas de mises à jour importantes en attente sur ton site.

PINTEREST

Pinterest offre nativement un outil pour programmer les épingles. Je ne le trouve pas très pratique et je vais donc te conseiller une alternative : Planoly.

Dans sa version gratuite, tu pourras le coupler avec un compte Pinterest et un compte Instagram et programmer 60 posts et 60 épingles par mois. Je trouve cela déjà très correcte pour un outil gratuit. Il est malheureusement en anglais, mais l’interface est simple à comprendre. Sa vue calendrier est très pratique bien qu’un peu surchargée d’informations pas toujours très utiles.

Planoly - automatise la publication de tes épingle Pinterest - exemple Owl-web
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SAUVEGARDE DE TON SITE

UpdraftPlus - automatise les sauvegardes de ton site internet

Quand tu as un site internet, en faire des sauvegardes régulières te met à l’abri en cas de problème important. On a vu la catastrophe en 2021 avec l’incendie chez OVH.

Si tu possèdes un site internet sous WordPress, il est très simple de faire des sauvegardes régulières et automatiques de celui-ci. L’extension UpdraftPlus sera ta meilleure alliée. Une fois le plugin installé, tu le trouveras dans l’administration de WordPress session « Réglages > Sauvegardes UpdraftPlus ». Tu peux coupler un espace de stockage externe comme Google Drive ou Dropbox, par exemple, et planifier les sauvegardes automatiques au rythme que tu préfères.

Si tu n’as pas de site sous WordPress, la plupart des hébergeurs internet propose une option de sauvegarde automatique, souvent payante en revanche. Si tu ne te sens pas de gérer les réglages de ce procédé, rapproche-toi d’un développeur web ou du service client de ton hébergeur pour te faire guider.

AUTOMATISE LE CYCLE DE PAIEMENT

Peu importe ce que tu vends, services, produits… l’automatisation du cycle de paiement va t’apporter beaucoup. Devoir donner ton IBAN par mail ce n’est pas ce que l’on fait de mieux, tant en termes de relation client qu’en termes de sécurité !

STRIPE

Stripe - automatise les paiements

Stripe est une passerelle de paiement d’une simplicité déconcertante. Intégrée à ton site internet ou alors via un simple lien, tes clients auront accès à une interface de paiement esthétique et bien conçue. La création d’un compte et sa configuration est gratuite. Cependant, une commission sera prélevée par la plateforme à chacune de tes ventes.

PAYPAL

paypal - automatise les paiements

PayPal… ai-je vraiment besoin de le présenter ? Les fonctionnalités de PayPal business permettent de nombreuses actions comme le paiement en plusieurs fois. Intégrable facilement avec les célèbres « Woocommerce », « Prestashop » et « Shopify », la plateforme propose même la gestion de vos facturations ! De la même façon que pour Stripe, une commission sera prélevée sur chacune de vos transactions.

COMPTABILITÉ ET FACTURATION AUTOMATIQUE

Vouloir gérer à la main sa comptabilité et sa facturation quand on a un ou deux clients semble sensé. Qu’en est-il lorsque tes clients se comptent par centaine ? Je te conseille vivement d’utiliser une des très nombreuses plateformes disponibles sur le marché pour gérer ta comptabilité et ta facturation, et ceci le plus tôt possible.

TIIME-AE

Tiime-ae : automatise ta comptabilité et tes factures

Tiime-Ae est ma plateforme chouchou pour débuter. On le sait bien, au début notre budget est très limité. Ici, c’est gratuit. Oui oui, tu as bien lu ! Tu pourras y gérer et personnaliser tes factures, tes devis, leurs suivis… et tout cela sans débourser un euro ! Tiime ae est simple à utiliser et l’interface est en français. Tu n’as aucune excuse pour ne pas t’y mettre dès à présent !

FREEBE

Freebe - automatise ta comptabilité et tes factures

Freebe est un outil plus complet que Tiime-ae mais payant cette fois. Il faut, en effet, compter dans les 100€ par an. Freebe t’offre des options tels que le calcul de ta rentabilité, un livre des recettes, un registre d’achat et la déclaration automatique de ton chiffre d’affaires à l’URSAAF ! Grâce à lui, tu pourras aussi gérer ta TVA avec plus de facilité. L’interface est également en français.

EMAILING OPTIMISÉ GRACE À L’AUTOMATISATION

L’emailing doit être au centre de toute entreprise. Que ce soit pour l’acquisition de prospects, l’expérience client ou encore les retours et avis. Il est primordial que tu aies un outil d’emailing pour gérer tes campagnes d’emails, tes newsletters… Oublie tout de suite l’idée de tout faire à la main ! Surtout si tu comptes construire ta liste d’emails en proposant un ebook, une vidéo ou tout autres ressources contre une simple inscription. Ton inscris voudra recevoir sa ressource rapidement et tu ne vas pas passer tes journées et tes nuits à faire les envois ! Il en va de même pour les mails de bienvenue ou de remerciement d’achat. Sur l’ensemble du parcours de ton client, des mails peuvent être automatiquement envoyés pour lui rendre l’expérience plus simple et agréable.

Pour mettre tout ceci en place, je te conseille MailerLite.

MailerLite : optimise ton emailing grâce à l'automatisation

Dans sa version gratuite, tu pourras avoir jusqu’à 1 000 inscrits et envoyer 12 000 emails par mois. Ce qui pour débuter est vraiment suffisant ! La plateforme est bien pensée et assez simple à utiliser.

Si tu préfères une interface 100% française, tourne-toi plutôt vers systeme.io.

Systeme.io - automatise ton emailing et rends le plus optimal

Cet outil propose énormément de fonctionnalités qui peuvent également t’intéresser surtout si tu pars de zéro. Dans sa version gratuite, tu pourras avoir jusqu’à 2 000 contacts et ton nombre de mails mensuel ne sera pas limité.

Je te mets en garde sur un point concernant l’envoi de mail via ces outils. Ne fais pas le foufou et commence doucement. Si tu ne chauffes (prépares) pas ton adresse mail, tu finiras en spam ! Commence par quelques envoies et monte progressivement la quantité. Tu peux régler ces taux d’envois dans toutes les applications de ce type. Ce n’est pas la seule raison pour laquelle un email peut terminer en spam mais c’est une erreur facilement évitable.

AUTOMATISATION SPÉCIFIQUE ET LIAISON D’OUTILS

Tu as créé un CRM avec Notion ? Si tu ne sais pas trop comment faire cela simplement, je t’ai fait un article pas à pas à ce sujet. Tu utilises Slack pour t’organiser en équipe, avec tes clients, tes collaborateurs ? Bref, tu utilises plusieurs outils différents et tu aimerais les lier les uns aux autres pour qu’une tâche d’un côté déclenche une tâche de l’autre ?

Zapier : automatise ton entreprise
Zapier
Make pour automatiser ton entreprise
Make

Zapier et Make sont les outils qu’il te faut !

Ils sont un peu plus techniques à utiliser que les outils que je t’ai présentés jusqu’ici, mais pas non plus impossible grâce à leurs interfaces très visuelles. Ces deux plateformes sont malheureusement essentiellement disponibles en anglais pour le moment.

Grâce à ces outils, tu pourras créer des schémas 100% adaptés à tes besoins pour automatiser ton entreprise. Imaginons que tu souhaites un message sur Slack à chaque nouvel inscrit sur ta liste email, avec l’une de ces deux applications, c’est possible !

Zapier et Make sont similaires, à toi de tester et de voir celui que tu préfères. De mon côté, je préfère Make mais c’est surtout pour le design de son interface.

En termes de tarifs, les propositions de Zapier et Make sont semblables et peuvent suffire dans leur version gratuite si tu n’as que de petits besoins.

Si un pas à pas sur ce sujet t’intéresse, n’hésite pas à me le notifier ici en commentaire, par mail, ou encore en message privé sur instagram.

EN BREF

Automatiser ton entreprise peut te faire un peu peur mais tu as vu que certaines actions d’automatisation étaient simples et rapides à mettre en place. La plupart sont à envisager dès le début de ton activité afin de t’éviter d’être débordé·e par la demande ! Pour commencer, on trouve des outils gratuits qui, selon moi, sont parfaits. Je ne suis pas partisante de l’investissement dans de nombreux outils et surtout pas dès le démarrage de ton business ! Si tu ne devais retenir qu’une seule automatisation à mettre en place dès maintenant : l’emailing ! Sans aucune hésitation ! Si tu souhaites plus de détails, voire des pas à pas sur l’utilisation des outils que je t’ai présentés dans cet article, n’hésite pas à me le faire savoir en laissant un commentaire ici, en m’envoyant un email ou en me mettant un MP sur Instagram.

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