Notion est mon application préférée pour être organisée. Elle me sert autant dans ma vie professionnelle que dans ma vie personnelle. Aujourd’hui, je te propose de créer ensemble un système de CRM (Customer Relationship Management), c’est-à-dire un gestionnaire de relation client.
NOUVEAUX UTILISATEURS NOTION :
Pour commencer, si tu ne connais pas Notion, je te laisse te rendre sur leur site et te créer un compte. C’est très simple et gratuit pour une utilisation personnelle. Tu peux installer l’application ou l’utiliser directement depuis ton navigateur internet.
Une fois ton compte créé, je te propose de passer Notion en français si ce n’est pas déjà le cas. Ce sera plus simple si tu débutes. Pour cela, rends-toi dans le menu « Settings & Members » en haut à gauche dans l’espace de navigation de Notion. Clique ensuite sur « Language & region » et sélectionne « Français (France) » puis « Update ». Ton espace Notion est maintenant en français !
Lorsque tu ouvres un compte, Notion te propose des pages déjà conçues. Tu pourras y jeter un œil mais on ne s’y intéressera pas ici.
CRÉATION DE LA PAGE « DASHBOARD » DU CRM :
Nous allons commencer par créer une nouvelle page en cliquant sur « + Nouvelle page » en bas à gauche dans le menu de navigation de Notion.
Dans l’espace « Sans titre », nous allons nommer notre page. Ici, je l’appelle simplement « CRM ». Tu peux cliquer sur « Ouvrir en tant que page » en haut à gauche pour afficher ta page en grand. En passant ta souris sur ton titre, tu verras que tu peux également lui ajouter une icône et une image de couverture afin de la rendre plus agréable et jolie.
Cette page sera notre vision d’ensemble. On pourra y mettre, par exemple, les clients à contacter, les rendez-vous clients prévus, les relances à faire, les factures en attente, etc.
BASE DE DONNÉES PROSPECTS :
Depuis notre page « CRM », nous allons élaborer une base de données pour nos prospects et clients. Pour ce faire, clique simplement n’importe où dans ta page, puis tape « /bdd » et choisi « Base de données – Pleine page ». Donne ensuite un titre et, si tu le souhaites, une icône et une image de couverture à ta page fraichement créée. De mon côté, je la nomme « Prospects et Clients ».
Dans cette base de données, je te propose de conserver le champ « Nom » déjà présent, de supprimer le champ « Étiquettes » en cliquant dessus et en choisissant « Supprimer » dans le menu qui apparait. Ensuite, ajoute les champs suivants :
- « Prénom », Type : Texte. Qui contiendra le prénom de ton prospect.
- « Nom complet », Type : formule.
En cliquant dans cette colonne, sur la première ligne, tu auras une fenêtre qui apparaitra et tout en haut de celle-ci saisi :
prop("Nom") + " " + prop("Prénom") Cette formule affichera automatiquement le nom complet de ton prospect en combinant les champs « Nom » et « Prénom » et ajoutera un espace entre les deux.
- « Email », Type : E-mail. Pour garder l’adresse mail de ton prospect.
- « Téléphone », Type : Téléphone. Pour y stocker son numéro de téléphone.
- « Adresse », Type : Texte. Pour avoir son adresse sous la main lors des devis et factures.
- « Poste », Type : Sélection. Quel est son métier, son poste ?
En cliquant dans la première case de cette colonne, tu pourras créer toi-même les données que tu souhaites. Sur l’image ci-dessous, tu peux voir que j’ai écrit « Directeur », puis il suffit de cliquer sur « Créer Directeur » pour avoir un nouveau choix de sélection. On peut ensuite ajouter « Graphiste » ou « Comptable » … tu peux ajouter autant de choix que tu le souhaites. C’est ainsi pour les types « Sélection » et « Sélection multiple ». La seule différence est que pour les types « Sélection » tu ne pourras en attribuer qu’un à la fois alors qu’il te sera possible d’attribuer plusieurs choix pour les champs « Sélection multiple ».
- « Entreprise », Type : Sélection. Pour quelle entreprise travaille ton prospect ?
- « Secteur », Type : Sélection. Dans quel secteur travaille ton prospect ?
- « Date de création », Type : Date. Ce champ sera utile pour connaitre l’ancienneté de tes prospects.
- « Client », Type : Case à cocher. Est-il client ou simplement prospect ?
- « Id client », Type : Texte. Le code de ton client, à inscrire sur les factures et devis.
- « Statut », Type : Sélection multiple. Par exemple : « en attente de devis » ou encore « A relancer », etc.
- « RDV », Type : Date. Si tu as un rendez-vous fixé avec ton prospect.
- « Détails », Type : Texte. Toutes les notes que tu juges utiles pour l’avancement du projet de ton client.
- « Provenance », Type : Sélection. D’où vient ton prospect ? Par exemple, « newsletter » ou encore « instagram », etc.
L’image ci-dessus te montre ce que tu dois avoir à présent. Libre à toi d’adapter les champs à ton activité, d’en supprimer ou d’en ajouter. Par exemple, j’ai des champs supplémentaires concernant la maintenance. Un champ « Case à cocher » pour savoir si mon client est engagé dans un forfait maintenance. Et, un champ « Maintenance date » qui contient la date de validité de mon service de maintenance pour chacun de mes clients avec un rappel activé afin de penser à reproposer un engagement d’un an à mon client quand son forfait arrivera à échéance.
BASE DE DONNÉES DEVIS ET FACTURES :
Reviens sur la première page que nous avons créée, la page « CRM ». Tu peux y accéder soit via le menu de navigation de Notion, sur la gauche de ton écran, soit via le fil d’ariane en haut de ta fenêtre Notion.
Une fois sur la page « CRM », clique sur ta page en dessous du lien qui s’est créé vers ta base de données « Prospects et Client ». Puis, saisis : « /bdd », et choisis « Base de données – Pleine page » comme nous l’avons fait précédemment pour créer la base de données « Prospects et Clients ».
Tu peux nommer cette nouvelle page « Devis ».
Reproduis la manœuvre pour créer une dernière base de données « Factures ».
De la même façon que pour les pages précédentes, tu peux personnaliser ces deux nouvelles pages avec une icône et une image de couverture.
DEVIS
Dans la base de données Devis, modifie le champ « Nom » déjà présent en champ « Id » ou « Code », comme tu préfères. Tu pourras y stocker la référence unique de ton devis. Tu peux renommer le champ « Étiquettes » en « Statut » afin d’y consigner l’état d’avancement de chaque devis. Ensuite, je te propose d’ajouter les champs suivants :
- « Signé », Type : Case à cocher. Ainsi tu sauras si ton devis est signé ou non.
- « Client », Type : Relation avec la base de données « Prospects et Clients ».
- « Date », Type : Date. La date d’émission de ton devis.
- « Validité », Type : Date. La date de fin de validité de ton devis.
Ici, on pourrait mettre un champ de type formule pour calculer automatiquement la date de fin de validité de ton devis, mais si tu veux pouvoir ajouter un rappel ce ne sera pas possible.
- « Date signature », Type : Date. La date à laquelle ton devis est signé par ton client.
- « Facture », Type : Relation avec la base de données « Factures ».
- « Livré », Type : Case à cocher. Une fois ta prestation réalisée, il te suffira de cocher cette case.
Tu peux aussi éventuellement ajouter les deux champs suivants :
- « Montant », Type : Nombre. Pour y inscrire le montant de ton devis et pouvoir faire des calculs simples.
Par exemple, tout en bas de cette colonne, en passant ta souris, tu verras un menu « Calculer » apparaitre. Tu peux cliquer dessus et choisir « Somme » afin d’avoir la somme totale de tes devis.
- « Année », Type : Sélection. Pratique si tu as besoin de trier tes devis par année facilement.
N’hésite pas à l’adapter à tes besoins. J’ai, par exemple, des champs concernant les maquettes des sites que je crée pour mes clients. Voici ce que tu devrais avoir à ce stade :
FACTURES
Reviens ensuite sur la page « CRM », puis rends-toi sur la page « Factures ».
Je te propose également de renommer le champ « Nom » par « Id » ou « Code ». Le champ « Étiquettes » par « Statut ». Et, le champ « Lié à Devis (Facture) », qui s’est créé lorsque l’on a lié les deux tables, par « Devis » tout simplement.
Ensuite, tu peux ajouter les champs suivants :
- « Date », Type : Date. La date d’émission de ta facture.
- « Relance », Type : Date. La date à laquelle tu devras relancer ton client s’il n’a toujours pas réglé.
- « Client », Type : Relation avec la base de données « Prospects et Clients ».
- « Payé », Type : Case à cocher. Une fois que ton client se sera acquitté de sa facture et que tu auras reçu le paiement, tu pourras venir cocher cette case.
Tu peux éventuellement ajouter les champs :
- « Montant », Type : Nombre. Comme pour Devis tu pourras ainsi avoir la somme de tes factures.
- « Année », Type : Sélection. Pour un tri par année simplifié.
Voici ce que tu devrais avoir à présent :
AJUSTEMENTS ET DASHBOARD :
Nous allons faire un petit ajustement. Retourne sur la page « Prospects et Clients » et modifie les champs créés automatiquement lorsque l’on a lié les tables entre elles. Le champ « Lié à Devis (Client) » devient donc « Devis » et le champ « Lié à Factures (Client) » sera donc notre champ « Factures ».
Maintenant que nos tables sont prêtes, c’est parti pour créer le contenu du dashboard. Retourne donc sur la page « CRM ». Je vais te proposer un agencement simple qui a surtout pour but de te donner les clefs pour que tu puisses créer cet espace à ton gout et selon tes besoins.
Sur la page « CRM », commence d’abord par cliquer sur les trois points en haut à droite de ta fenêtre Notion. Dans le menu qui s’ouvre, active le mode « Pleine largeur » et clique n’importe où sur ta page pour fermer le menu. Grâce à cette option, tu verras mieux les informations que nous allons ajouter juste après.
Toujours sur cette page, clique sous nos trois bases de données et tape : « /h2 » puis choisi « Titre 2 dépliant ».
Tu peux, par exemple, nommer cette partie « À contacter ». En déplaçant ta souris à gauche de ton titre tu verras apparaitre 6 points. En cliquant dessus, tu pourras lui ajouter une couleur. Tu peux choisir une couleur pour le texte ou pour le fond. Mettre de la couleur rendra ton dashboard plus personnel, joli et visuellement organisé. Je mets un fond rose pour ma part. Clique ensuite sur la flèche à côté de ton titre afin d’ouvrir l’espace pliant. À l’endroit où tu peux lire « Menu dépliant vide […] », il te suffit de cliquer pour ajouter du contenu. Ici, on tape « /bdd » et on choisit « Vue liée ». On sélectionne « Prospects et Clients » comme source.
Tu verras alors apparaitre ta base de données dans l’espace « À contacter ». Bon, c’est très bien d’avoir ces informations mais ce n’est pas tout à fait ce que l’on souhaite ici. Nous, on aimerait avoir uniquement les prospects et clients que nous devons contacter. Ajoute donc un filtre grâce au menu « Filtrer ».
Dans le menu « Filtrer », clique sur « + Ajouter un filtre avancé ».
Ici, tu as plusieurs choix. Tu peux choisir d’ajouter un filtre pour afficher les clients ou prospects si un rendez-vous est prévu :
Si « RDV » « N’est pas vide ».
Mais tu peux également ajouter un statut « À contacter » dans ta base de données « Prospects et Clients ». Ou même plusieurs statuts différents, par exemple « Mail à envoyer » ou « À rappeler ». Libre à toi d’ajouter les statuts qui conviendront à ton activité et à tes besoins. Pour te montrer j’ai ajouté les trois statuts cités juste au-dessus à « Prospects et Clients ». Voici les filtres à mettre sur la page « CRM » dans l’encart « À contacter » pour que cela fonctionne correctement :
Si « RDV » « N’est pas vide »
Ou « Statut » « Contient » « À rappeler »
Ou « Statut » « Contient » « À contacter »
Ou « Statut » « Contient » « Mail à envoyer »
Fais attention à bien sélectionner « Ou » et non pas « Et » sinon ça ne fonctionnera que si ton client/prospect possède tous les statuts et une date de rendez-vous.
Dans le menu qui s’affiche lorsque tu fais glisser ta souris sur le haut droit de l’espace « À contacter », en cliquant sur les trois petits points, tu peux également choisir les informations que tu souhaites voir. Tu peux personnaliser ceux-ci dans le sous-menu « Propriétés ». Il te suffit de cliquer sur l’œil pour masquer ou afficher une des propriétés. Ce choix n’affectera pas ta base de données principale mais uniquement la vue que tu es en train de modifier. Je décide, par exemple, de n’afficher que les champs :
- « Nom »
- « Prénom »
- « Email »
- « Téléphone »
- « Poste »
- « Entreprise »
- « Secteur »
- « Id client »
- « RDV »
- « Détails »
Si tu veux accéder à plus d’informations, il te suffit de passer ta souris sur le nom de ton prospect/client et de cliquer sur « OUVRIR ». Ça aura pour effet d’ouvrir la fiche de ton prospect/client et tu pourras y consulter toutes les données que tu possèdes le concernant.
Afin d’égayer un peu ce dashboard, nous allons ajouter une image. Clique sous l’espace pliant « À contacter » et saisi « /image » puis clique sur « Image ». Pour plus de simplicité ici, je vais choisir une image de Unsplash mais tu peux en ajouter une depuis ton ordinateur ou grâce à son lien depuis internet. Une fois choisie et ajoutée, fais glisser ta souris sur le haut de ton image et tu verras apparaitre en haut à gauche les six petits points qui nous ont servi plus haut à modifier la couleur du fond de l’espace « À contacter ». Cette fois tu vas cliquer sur ses points, mais rester appuyer et faire glisser l’image à droite de l’espace « À contacter », puis relâcher. Pour être certain·e d’être au bon endroit, fie-toi à la ligne (bleue par défaut) verticale qui apparait. Tu auras donc à présent deux colonnes. Une avec « À contacter » et la seconde avec ton image.
Ce n’est pas encore parfait je trouve. L’image prend trop de place à mon goût. Si tu passes ta souris sur l’espace entre tes deux colonnes, tu y verras une barre verticale (grise par défaut). En cliquant dessus et en gardant le bouton de ta souris appuyé, tu pourras redimensionner les colonnes. Je choisis de mettre l’image plus petite pour avoir un affichage complet de mes informations. Voici ce que ça donne :
Après cette manœuvre tu seras « coincé·e » dans la colonne de la photo. Il te suffit de procéder de la même manière que pour déplacer l’image pour replacer ton bloc suivant correctement. Notion fonctionne en bloc pour chaque contenu et ça le rend vraiment puissant et personnalisable.
Tu peux choisir de ne pas afficher le nom de ta table dans « À contacter », par exemple. Pour ce faire, passe ta souris sur le « Prospects et Clients » dans la session « À contacter ». Clique sur les trois petits points qui apparaissent et choisis « Masquer le titre de la base… ».
On peut imaginer autant de sections que nécessaire. Je te laisse t’amuser à les créer en fonction de tes envies et besoins. J’ai, pour ma part, ajouté une section « À relancer » juste sous notre première section pour te donner un exemple. Voici ce que ça donne :
Afin de rendre l’affichage plus joli, selon moi, j’ai également déplacé nos trois bases de données dans un espace dépliant « _BDD » que j’ai placé à la fin de ma page. Ainsi je les garde sous la main si j’en ai besoin mais ils ne me gênent pas.
En Bref
Dans cet article, je t’ai montré comment construire un CRM très simple avec Notion. On pourrait le concevoir de mille façons différentes et avec beaucoup plus de complexité, mais le but ici était de te donner des astuces et de te guider pour en créer les fondations. L’avantage de Notion est que c’est un outil très personnalisable que chacun peut adapter à ses besoins. N’hésite pas à me laisser un commentaire ici ou à m’envoyer un mail ou un MP sur Instagram si tu as des questions ou des soucis concernant la création de ce CRM sous Notion.
