Si tu es prestataire de services, entre autres, tu sais que connaître le temps que tu passes sur chaque tâche est important pour pouvoir facturer tes clients le plus justement possible. Tu peux utiliser un tracker de temps comme Toggl mais, dans cet article, je vais te proposer un système de suivis sous Notion.
CRÉATION DE LA BASE DE DONNÉES SOUS NOTION
Si tu es totalement débutant avec Notion, j’ai précédemment rédigé un tutoriel qui explique les bases de son utilisation tout en créant un CRM (espace de gestion des clients), je te laisse y jeter un œil avant de poursuivre la lecture ici.
Pour commencer, nous allons créer une page qui contiendra notre base de données. Je la nomme « Tracker » pour ma part. Et nous allons choisir de la remplir avec une base de données « Table ».
Dans le menu de droite, nous choisissons « Nouvelle base de données ».
Chaque tâche possédera un nom et une étiquette, nous pouvons donc laisser les champs par défaut. Nous pouvons également ajouter une icône et une image de couverture à notre page.
Voici ce que tu devrais avoir pour le moment :
PERSONNALISATION DE LA BASE DE DONNÉES SOUS NOTION
Je te propose, à présent, d’ajouter certains nouveaux champs. Tous ne te seront peut-être pas utiles, n’hésite pas à personnaliser les champs en fonction de tes besoins et de tes envies.
Pour ma part, je vais ajouter les champs suivants :
- Un champ au format « Date » qui contiendra la date à laquelle tu veux faire cette tâche. Très pratique pour prévoir ton planning, consigner tes rendez-vous, etc. Je nomme ce champ « Date », tout simplement.
- Un champ « Texte » que je nomme « Description » et qui contiendra tous les détails dont j’ai besoin pour réaliser la tâche, une sorte de post-it, de note, de pense-bête en soi.
- Un champ « Sélection » que j’appelle « Ressenti » pour lequel j’entre les options suivantes :
Cet espace me permet de garder une trace de mon ressenti lorsque j’ai réalisé cette tâche. Souvent, une tâche, même difficile, que l’on réalise avec plaisir sera plus rapidement achevée qu’une tâche qui nous énerve ou bien nous ennuie. J’en tiens donc compte pour mon temps de réalisation.
- Un champ « Status ». Pour celui-ci, une nouvelle option est disponible sous Notion. Tu peux choisir d’utiliser le format « État ». Les options sont personnalisables. Voici ce que j’ai paramétré de mon côté :
Si tu préfères, tu peux utiliser le format « Sélection » et configurer les mêmes options, c’est-à-dire une option « To Do » pour les tâches qui sont à faire, une option « En cours » pour celles sur lesquelles tu travailles en ce moment et enfin une option « Fait » pour les tâches terminées. Tu peux évidemment ajouter plus d’options si tu en as la nécessité.
- J’ajoute également un champ « Heures », au format « Texte », qui me servira à entrer l’heure de début, et éventuellement à consigner si je fais plusieurs sessions sur une journée.
Si tu es certain·e de ne pas faire plusieurs sessions de travail sur une même tâche, tu peux créer deux champs distincts au format « Date » :
« Début » et « Fin ».
Dans les options de ses champs, coche « Inclure l’heure » et choisis le format « 24h ». Ils pourront te servir à faire des calculs simples. Par exemple, avec un troisième champ « Temps » au format « Formule » et en utilisant la formule suivante :
dateBetween(prop("Fin"), prop("Début"), "minutes") Grâce à elle, tu auras un calcul automatique de ton temps de travail sur cette tâche, en minutes, simplement en rentrant l’heure de début et l’heure de fin.
De mon côté, je ne vais pas utiliser cette pratique, mes sessions sont souvent décousues entre mes enfants et mon poilu. Je garde donc l’option du champ « Heure » au format « Texte » dans lequel j’écris simplement les heures de début et de fin des sessions. Ça me permet de faire un petit peu de calcul, ce qui n’est pas plus mal et maintient mes petits neurones à jour ! (🤣).
- Ensuite, j’ajoute le champ « Temps (minutes) » qui est un type « Sélection » et pour lequel j’ajoute un grand nombre d’options. N’ajoute pas tout dès le début, mais fais-le au fur et à mesure de tes besoins.
- Et, un champ « Formule » que je nomme « Temps calcul » et dont la formule, très simple, est la suivante :
toNumber(prop("Temps (minutes)")) Ce champ va me permettre de faire une somme en bas de colonne et de connaitre par exemple le temps passé pour un client, sur une journée …
- Tu peux également ajouter un champ « Personne » au format et bien… « Personne » (🤷) si tu ne travailles pas seul·e et qui te permet de désigner à qui est destinée la tâche.
Dans ton champ « Étiquette », tu peux ajouter de nombreuses options. J’ai pour ma part, par exemple :
- 🚨 URGENT
- Organisation
- Notion
- Canva
- Création de contenu
- Article
- Écriture
- Client
- Une option au nom de chacun de mes clients, que je te conseille également. Elle sera très pratique pour connaitre le temps passé pour chacun de tes clients.
- Rendez-vous
- Call
- CEO
- Facture
- Devis
- Programmation
- …
À toi de personnaliser les options selon tes envies. Ne cherche pas à tout ajouter dès à présent, mais fais-le au fur et à mesure de tes besoins, cela sera bien plus pertinent.
CRÉATION DES VUES AVEC NOTION
Maintenant que notre base de données Tracker est en place. Nous allons créer quelques vues pratiques.
La vue « Aujourd’hui » : pour suivre tes tâches du jour.
Commençons par ajouter une nouvelle vue à notre base de données. Pour ce faire, clique, en haut de ta table, sur « Ajouter une vue ».
Nous allons choisir la disposition « Kanban », « Grouper par : Status », tu peux également activer la coloration pour un effet plus visuel des colonnes en cochant « Colorer les colonnes ».
Ajoute ensuite un filtre : « Si Date Est Aujourd’hui ».
Et voilà, ta première vue est prête. Tu peux t’en servir sur ton Dashboard, ce que je fais personnellement, ou directement depuis cette page.
Pour chaque vue sous Notion, tu peux choisir les propriétés qui seront affichées ou non. Ici, j’ai choisi d’afficher « Nom » qui est forcément affiché d’ailleurs, « Description », « Étiquettes » et « Personne ». Libre à toi de faire autrement.
De la même façon, tu peux créer une vue par client. Je choisis la disposition « Table » que je nomme comme mon client. En ajoutant un filtre « Si Étiquettes Contient Le nom de ton client ».
Ainsi, tu peux faire la somme du temps passé pour un client en particulier.
Tu peux également faire une vue de calendrier sur le mois, afin d’avoir une vision de ton planning.
En Bref
Grâce à ce fonctionnement, tu peux suivre ton temps sur chaque tâche, sur chaque type de tâche, pour chaque client, chaque jour, chaque semaine, chaque mois … Bref, les possibilités sont infinies, ou presque ! Je te laisse t’amuser avec ce petit tracker tout simple sous Notion. N’hésite pas à m’envoyer un mail ou un DM sur Instagram si tu as des questions.
